Pentingnya Penyusunan Anggaran dalam Organisasi Nonlaba

Anggaran (budget) dikenal sebagai suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan organisasi, yang dinyatakan dalam satuan keuangan (unit moneter), dan berlaku untuk jangka waktu yang akan datang. Dalam sebuah organisasi, penganggaran dimulai ketika perumusan dan perencanaan strategis dilakukan. Tahap penganggaran menjadi sangat penting karena anggaran yang tidak berorientasi pada kinerja organisasi dapat menggagalkan perencanaan yang sudah kita susun. Anggaran merupakan managerial plan for action untuk memfasilitasi tercapainya tujuan organisasi. Dengan demikian, penganggaran menjadi sangat penting karena anggaran yang tidak berorientasi pada kinerja organisasi daapat menggagalkan perencanaan yang telah disusun.

Anggaran bagi organisasi nirlaba memiliki peran yang berbeda dibanding perannya pada perusahaan atau sektor bisnis. Pada perusahaan, anggaran ditetapkan dengan titik berat pada target penerimaan. Untuk itu, produksi dan pemasaran akan dilakukan untuk mencapai target penerimaan ini. Pada organisasi nonlaba, anggaran merupakan penterjemahan dari rencana kegiatan atau program organisasi dan sumber dana yang dibutuhkan. Untuk itu, anggaran berperan seperti ‘peta’ bagi pelaksana kegiatan. Jadi anggaran pada organisasi nirlaba dimulai dari program atau kegiatan yang direncanakan. Kemudian diterjemahkan ke dalam bentuk satuan uang untuk selanjutkan dibandingkan dengan anggaran penerimaan.

Organisasi nonlaba harus fokus pada kegiatan program serta pencarian sumber dana untuk membiayai kegiatan programnya. Namun, sumber pendanaan organisasi nirlaba memiliki tingkat ketidakpastian yang lebih tinggi. Kecuali organisasi memiliki sumber dana sendiri, maka aspek pendapatannya menjadi tidak pasti. Ditengah ketidakpastian penerimaan, pengeluaran harus dirancang serta direncanakan dengan fleksibel. Rencana program atau kegiatan harus mampu menyesuaikan diri dengan penerimaan organiasasi.

Hal penting yang perlu diingat, perencanan anggaran yang baik haruslah mencangkup seluruh kegiatan organisasi sehingga fungsi anggaran dapat berjalan dengan baik. Perencanaan anggaran yang menyeluruh ini dikenal dengan istilah Budget Komprehensif yang terdiri dari :

Anggaran Penaksiran (forecasting budget) yaitu anggaran yang memuat seluruh taksiran atau perkiraan tentang kegiatan organisasi dalam jangka waktu (periode) tertentu dan taksiran keadaan atau posisi finansial organisasi untuk waktu yang akan datang.
Anggaran Variabel (variable budget) yaitu anggaran yang memuat mengenai tingkatan perubahan biaya tidak langsung yang berhubungan dengan perubahan aktivitas program organiasasi. Misalnya biaya administrasi, biaya pemasaran, dan lain sebagainya.
Analisis Statistik yaitu tahap pengolahan data dan informasi untuk mengetahui nilai taksiran dalam penyusunan anggaran. Selain itu, analisis statistik diperlukan untuk mengevaluasi penggunaan pelaksanaan program.
Laporan Anggaran (budget report), yaitu laporan mengenai realisasi pelaksanaan anggaran yang dilengkapi dengan analisis perbandingan antara anggaran dan kenyataan di lapangan, sehingga dapat diketahui kekurangan maupun penyimpangan yang mungkin terjadi, sehingga dapat dirumuskan suatu kesimpulan. Analisis pembanding dilakukan untuk mengetahui penyebab munculnya suatu penyimpangan hingga dapat dirumuskannya suatu kesimpulan.

Untuk membuat suatu anggaran organisasi, maka kita harus paham terlebih dahulu mengenai manfaat dari penyusunan suatu anggaran di organisasi nirlaba. Secara spesifik, anggaran dalam organisasi nirlaba memiliki peranan penting sebagai alat bagi pengelolaan untuk melakukan banyak hal, seperti :

Perencanaan

Rencana kegiatan suatu organisasi akan memaksa setiap individu untuk terlibat dalam merencanakan semua kegiatan yang akan dilakukannya. Dengan adanya perencanaan organisasi dapat memperkirakan kebutuhan sumber daya untuk melaksanakan kegiatan, termasuk kemungkinan pemenuhan tujuan organisasi. Sekaligus melihat kemungkinan pemenuhanannya. Apabila tujuan tidak mungkin dipenuhi, maka kegiatan harus dikurangi atau dibatalkan. Bila memungkinkan maka akan disesuaikan.

Komunikasi dan koordinasi antar bagian

Dalam suatu organisasi yang terdiri dari beberapa program, maka anggaran dapat menjadi alat komunikasi. Dalam pertemuan pembahasan anggaran, antar bagian dapat mengetahui kegiatan apa saja yang dilakukan oleh bagian lainnya, dan dukungan administratif apa yang dibutuhkan melihat apa saja kegiatan yang dilakukan oleh bagian lainnya.

Alokasi sumber daya

Sumber daya organisasi, baik personil, dana, alat dan waktu yang dimiliki oleh setiap organisasi bersifat dan organisasi harus dapat mengalokasikan sumber daya yang terbatas. Dengan sumber daya yang ada untuk mencapai hasil yang maksimal.

Kendali bagi kegiatan

Anggaran pada dasarnya adalah rencana dan suatu rencana tentu dapat saja berubah bila diperlukan. Perubahan dapat dilakukan ketika disadari bahwa realisasi atau kemajuan yang dicapai tidak sesuai dengan yang direncanakan. Dengan demikian, anggaran dapat berfungsi sebagai alat untuk mendeteksi sekiranya terdapat penyimpangan perencanaan.

Alat ukur kinerja dan dasar pemberian insentif

Anggaran yang ditetapkan pada awal periode akan menjadi alat ukur organisasi. Evaluasi atas kinerja dapat dilakukan antara lain dengan melihat pencapaian anggaran. Misalnya, organisasi ingin mengukur kinerja bagian penggalangan dana. Salah satu tolok ukurnya adalah penerimaan organisasi yang dapat direalisir selama periode tertentu periode dibandingkan dengan anggaran semula.

Selain menjadi alat ukur kinerja maka anggaran juga dapat berfungsi sebagai basis bagi pemberian insentif. Tentunya, intensif diberikan untuk mereka yang menunjukkan kinerja yang baik. Sebaliknya, anggaran dan pencapaiannya dapat digunakan sebagai alat untuk memberikan ‘hukuman’ bagi mereka yang tidak menepati rencana.

Dengan demikian, anggaran berisi gambaran kondisi keuangan yang meliputi pendapatan, belanja, dan aktivitas program. Setiap anggaran memberikan informasi mengenai apa yang hendak anda lakukan dalam beberapa periode yang akan datang dan tentunya akan bermanfaat dalam mengelola pendapatan dan pengeluaran organisasi.

Menyusun Format Penganggaran Organisasi Nonlaba

Telah diketahui bahwa sebelum mengaplikasikan anggaran dalam suatu program organisasi nirlaba, kita harus memperhatikan langkah-langkah tepat dalam penyusunan rencana anggaran. Misalnya, keterlibatan semua pihak baik dewan pemimpin maupun unit kerja, anggaran penerimaan, hingga skenario penerimaan.

Hal selanjutnya yang menjadi perhatian adalah waktu anggaran, atau lebih dikenal dengan kalender anggaran. Tentu, bagi sebagian orang masih asing dengan istilah ini, namun secara definitif kalender anggaran berarti rangkaian kegiatan berdasarkan anggaran yang ditetapkan meliputi rincian anggaran, perubahan, dan pelaksanaan anggaran dari waktu ke waktu. Anggaran yang telah disepakati ini ditindaklanjuti dengan kegiatan dalam satu waktu yang lebih kecil, misalnya per bulan atau per semester.

Adapun tujuan dari pembuatan kalender anggaran adalah memperkirakan dana yang harus disediakan atau diperoleh per periode waktu tersebut sehingga tidak terjadi hambatan karena ketiadaan dana. Hal ini bertujuan agar koordinasi, monitoring, dan evaluasi kegiatan dapat dilakukan dengan mudah.

Secara garis besar, kalender anggaran berisi hal-hal sebagai berikut:

Daftar kegiatan masing-masing unit kerja/program per bulan
Dana yang dibutuhkan per bulan
Staf/pihak yang bertanggungjawab untuk kegiatan tersebut
Target pencapaian/indikator pencapaian dari kegiatan tersebut pada setiap satuan waktu

Berbicara mengenai penyusunan anggaran, pastinya tidak akan lepas dari format atau bentuk laporan. Format anggaran dapat dibuat menggunakan format pendukung seperti software akuntansi yang akan mencantumkan realisasi anggaran langsung ketika laporan keuangan diproduksi. Tentu saja hal ini akan memudahkan kita dalam melakukan analisis anggaran.

Format anggaran yang telah tersusun dan ditetapkan akan digunakan sebagai tolak ukur kegiatan dan dana. Sedangkan realisasi setiap bulan juga akan dibukukan menggunakan format yang sama. Manfaatnya, kita dapat melihat presentase atau kemajuan pencapaian dari kegiatan dibandingkan dengan anggarannya. Menariknya, format anggaran juga dapat digunakan sebagai bahan perencanaan arus kas.

Dengan menggunakan format yang sama antara Anggaran, Realisasi Aktual dan Proyeksi Arus Kas dapat memudahkan proses pembandingan sehingga tidak memerlukan usaha tambahan dalam proses pencatatan sehari-hari. Fomat yang digunakan ini juga nantinya akan dibutuhkan untuk format Laporan Aktivitas.

Formalisasi Proses Penyusunan Anggaran

Dengan adanya sistem pengganggaran, kalender anggaran, dan format yang digunakan, maka dapat dibentuk suatu sistem baku anggaran yang dikenal dengan istilah formalisasi anggaran.

Formalisasi atau standarisasi ini dibentuk setelah hal-hal lainnya telah disepakati bersama. Oleh karena itu, sebelum formalisasi ini ditetapkan, ada baiknya mengidentifikasi hal-hal berikut terlebih dahulu,misalnya

Langkah-langkah penting dalam penyusunan anggaran
Personil yang terlibat mulai dari proses penyebarluasan rencana anggaran, format baku hingga penyebarluasan anggaran final
Otoritas anggaran meliputi pihak yang bertanggungjawab dalam penyiapan draft anggaran dan pihak yang berwenang dalam mensahkan/melegalkannya, termasuk apabila terjadi perubahan anggaran.
Jadwal waktu penyusunan, monitoring, revisi, serta pelaporan periodik.

Formalisasi dianggap penting karena menunjukan derajat kegiatan atau program kerja dalam suatu organisasi nirlaba yang terstandardisasi. Hal ini terukur dari berbagai aturan-aturan tertulis (writen regulations) yang harus dipatuhi oleh setiap anggota organisasi. Anggaran yang terformalisasi dalam suatu organsisasi menunjukkan job discribtion yang telah tersusun baik dari sisi prosedur maupun instruksi program yang akan dijalankan.

Adapun manfaat dari formaliasi anggaran ini diantaranya:

Konsisntensi dan keseragaman, yaitu mencapai output-output yang tidak berubah-ubah kualitasnya
Meningkatkan kordinasi demi kelancaran program sesuai kesepakatan bersama
Penghematan biaya secara ekonomis, karena biaya disesuaikan dengan besaran anggaran yang telah dibuat.

Dengan melihat efektifitas dari penyusunan anggaran ini, diharapkan dibuatnya anggaran dapat sesuai dengan tujuan organisasi nirlaba. Anggaran dapat menjadi landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan investasi dana untuk organisasi, memberikan batasan jumlah dana yang dicari dan digunakan, merinci jenis sumber dana sehingga dapat menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena melalui anggaran dapat terlihat lebih jelas dan nyata.